Cash Management
Cash Management
Unter Cash Management versteht man die tägliche kurzfristige Steuerung der Unternehmensliquidität. Dazu werden die Salden der Unternehmenskonten heute und für die nächsten (meist fünf bis sieben) Tage betrachtet, wobei die Vollständigkeit, Richtigkeit und Aktualität der Daten maßgeblich für eine optimale Steuerung sind. Ausgehend vom aktuellen Liquiditätsstatus können in einer kontenbasierten Ansicht die Entwicklungen der kommenden Tage in einem Cash Forecast in die Betrachtung einbezogen werden.
Trinity TMS führt dazu die Kontosalden der bisherigen Tage fort, indem der jeweils letzte Saldo eines Kontos um zahlungswirksame Umsätze ergänzt wird. Da die Sicherheit des Eintreffens bestimmter Umsätze von Unternehmen zu Unternehmen und von Branche zu Branche verschieden sind, existieren verschiedene Herangehensweisen zur Bewältigung des Cash Managements.
„Mit Trinity haben wir weltweit ein höchst zuverlässiges Private Cloudbasiertes Treasury Management System in Anwendung, das volle Transparenz bei aktuellem Liquiditätsstatus, kurzfristigem Cash Management und langfristiger Liquiditätsplanung gewährleistet.“
Veronika Fichtner, Head of Corporate Finance & Treasury, LEDVANCE GmbH
Inhalt
Finanzstatus
Die Aufgabe der täglichen Disposition erfordert grundsätzlich den Ausgleich von SOLL- und HABEN-Salden, da Sollsalden in einer normalen Zinsstruktur unnötig Kosten verursachen, während Habensalden ggf. zinsbringend angelegt werden können. Verfügt das zentrale Cash Management über mehrere Hauptkonten, so sind diese in aller Regel renditeoptimal auszugleichen. Es sollen weder unnötig Sollzinsen oder Verwahrentgelte gezahlt werden noch Haben-Zinsen verloren gehen. Die Disposition der Hauptkonten kann manuell, aber auch automatisiert erfolgen.
In der manuellen Variante, die noch in vielen Unternehmen vorherrscht, werden die Kontoauszüge von den verschiedenen Banken mit Electronic Banking Systemen abgeholt und die Salden betrachtet. Unter Berücksichtigung anstehender Auszahlungen und Einzahlungen der nächsten Tage werden sinnvolle Überträge oft in Tabellenkalkulationen ermittelt und nivellierende Überträge mit mehr oder weniger großen Sicherheitspuffern als Überweisung bei den Banken in Auftrag gegeben.
Account Levelling für erleichterte Disposition
Basierend auf dieser Logik können in Trinity TMS Regeln erfasst werden, auf deren Basis das System automatisch Dispositionsvorschläge erstellt. Die Account Levelling-Funktion berücksichtigt dabei z.B. vorgegebene Mindestguthaben, Kreditlinien oder Zinsschwellen auf den Konten und zeigt dem Anwender die errechneten Überträge. Diese Dispositionsvorschläge können bei Bedarf vor Umwandlung in Zahlungsaufträge angepasst werden. In Abhängigkeit der beteiligten Konten sind in Trinity TMS Standing Instructions hinterlegt, die Zahlungen nur über zuvor definierte und nach Vier-Augen-Prinzip definierte Wege erlauben.
Über die Account Levelling-Funktion können auch Cash Pool Strukturen definiert werden, wenn eine entsprechende Bankdienstleistung wirtschaftlich nicht sinnvoll erscheint oder keine täglichen Umbuchungen benötigt werden.
Cash Forecast
Unter dem Cash Forecast versteht man im Allgemeinen die Vorschau auf die Saldenentwicklung der Bankkonten in den nächsten Tagen. Ziel ist es, rechtzeitig Über- und Unterdeckungen zu erkennen, um rechtzeitig geeignete Maßnahmen zu ergreifen. Hierbei sind z.B. Lohn- und Gehaltszahlungen, größere Investitionen, aber auch Zahlungseingänge zu berücksichtigen.
Während Bankauszüge nur den Stand von gestern bestätigen, können durch Vormerkungen und Zahlungsavise (SWIFT MT942, camt.052 und camt.5n für Instant Payment-Eingänge) auch aktuelle Einflüsse Berücksichtigung finden. Werden diese durch geplante Ein- und Auszahlungen aus Finanzgeschäften oder auch aus operativen Vorgängen ergänzt, gewinnt die Prognose an Sicherheit.
Zeitraum und Güte der kurzfristigen Liquiditätsvorschau hängen von der Branche des Unternehmens, dem Zahlungsverhalten der Kunden und vielen weiteren Faktoren ab. Dennoch sollte jedes Unternehmen versuchen, soweit wie möglich in die Zukunft zu schauen, um die Liquidität nicht nur zu sichern sondern auch optimal steuern zu können. Die Trinity TMS-Cash Management Workbench bietet dazu eine sinnvolle Ergänzung zum täglichen Liquiditätsstatus.
Cash Pooling
Trinity zeigt aktuelle Salden der Bankkonten für eine einfache Disposition und kann das Cash Pooling der Banken nachbilden. Im Fall des Zero-Balancings wird auf in Trinity TMS geführten (internen) Konten jede Buchung registriert, so dass die Beträge abgebender und empfangender Tochtergesellschaften wie bei einer Bankanlage oder -aufnahme verzinst werden können. Trinity gibt allen Beteiligten jederzeit Einsicht in die aktuellen Vorgänge, wobei die Anwender natürlich nur das sehen, was Sie sehen dürfen. Die Verzinsung geschieht automatisch und Zinsabrechnungen werden von Trinity TMS regelmäßig als Bericht und/oder Buchungsdatei bereitgestellt. Als Alternative zu Buchungsdateien kann Trinity TMS auch elektronische Kontoauszüge (MT940) für die internen Konten erzeugen, so dass das System für die Tochtergesellschaften wie eine Inhouse Bank funktioniert.
Wenn Kontoüberträge zwischen juristischen Personen stattfinden, können zwischenbetriebliche Darlehen entstehen, und es müssen rechtliche und steuerliche Fragen geklärt werden. Da die rechtlichen und regulatorischen Anforderungen von Land zu Land unterschiedlich sind, ist es wichtig, sich vor der Einrichtung des Dienstes über die geltenden Vorschriften zu informieren.
Unter Cash Pooling versteht man im Wesentlichen das Zusammenführen von Habensalden verschiedener Konten auf ein Master-Konto (Sweeping) und das Ausgleichen von Sollsalden zu Lasten des Master Accounts (Topping). Während die Vermeidung von Soll-Zinsen grundsätzlich sinnvoll ist, sollten Unternehmen derzeit auch zu hohe Guthaben auf Konten vermeiden, um der Berechnung von Verwahrentgelten oder Negativzinsen zu entgehen. Cash Pool Services werden von Kreditinstituten angeboten, können aber auch mit einem Treasury Management System wie Trinity TMS betrieben werden. Letzteres bietet sich insbesondere an, wenn kein tägliches Zero Balancing gefordert ist, da für einen entsprechenden Service von Kreditinstituten mitunter Preise gefordert werden, die in keinem Verhältnis zum erzielten Vorteil der Kontenkonzentration stehen.
Während das Zero Balancing versucht, die teilnehmenden Konten täglich auf den Saldo null zu stellen, wird beim Target Balancing ein Zielsaldo vereinbart, da z.B. der monatliche Bedarf der Tochtergesellschaft gut abgeschätzt werden kann oder ein bestimmtes Mindestguthaben aus anderen Gründen erforderlich ist. In beiden Fällen werden Gelder tatsächlich transferiert und man spricht daher auch vom effektiven Pooling.
Die beteiligten Konten sind in aller Regel verzinst und die Bewegungen lassen sich in Trinity TMS nachbilden, so dass ständig Liquidität abgebende Poolteilnehmer Habenzinsen erhalten, während kreditnehmende Beteiligte Sollzinsen zahlen. Trinity TMS kann dazu interne Konten führen und automatisch Zinsberechnungen für alle beteiligten Gesellschaften erstellen. Als Inhouse Bank kann Trinity TMS wie ein Kreditinstitut elektronische Kontoinformationen in Form von SWIFT MT940 für die Poolkonten erstellen, Berichte und/oder Buchungsdateien für die automatische Buchung der Umsätze und Zinszahlungen liefern.
Trinity TMS-Funktionen im Überblick
- Kontenorientierte Darstellung der Liquidität zur Disposition auf Tagesbasis
- Regelbasierter Dispositionsvorschlag (Account Levelling)
- Kontoüberträge (Ausgabe als pain.001 oder MT 101)
- Import von elektronischen Kontoauszügen (camt.053/052 oder MT 940/942)
- Automatisierter Abgleich der Dispositionen mit Kontoumsätzen
- Workbench mit valutarischen Kontosalden und Umsätzen für den Cash Forecast
- Flexible Pivot-Analyse zur mehrdimensionalen Auswertung der Kontosalden
- Abbildung bankseitiger Cash Pools mit Zinskontrolle
- Automatische Zinsabrechnungen für Cash Pool-Teilnehmer
- Bankkontenmanagement und Zeichnungsberechtigte
- Zahlreiche Filtermöglichkeiten
Nutzen
Liquiditätssicherung
- Zahlungsunfähigkeit bedeutet das Ende der Unternehmung. Durch ein professionelles Cash Management kann die Liquidität besser prognostiziert und gesichert werden.
- Target Balancing Cash Pools lassen zuvor definierte Sockelsalden (z.B. solche unterhalb einer Verwahr-Entgelt-Grenze) auf den Unterkonten stehen, da die kontoführenden Gesellschaften generell ein bestimmtes Guthaben führen wollen/sollen/müssen.
Prozessoptimierung
- Automatisierte Abläufe bei der Zusammenstellung und Kontrolle der Daten sparen wertvolle Ressourcen und geben mehr Zeit für andere Aufgaben.
- Das systemgestützte Clearing (z.B. mittels Account Clearing in Trinity TMS) sorgt für eine Arbeitserleichterung, da die Disposition aufgrund vordefinierter Regeln wesentlich erleichtert wird.
- Die Vorschläge, die beispielsweise Mindestguthaben oder maximale Soll-Salden berücksichtigen, können bei Bedarf manuell angepasst werden und geben so eine maximale Flexibilität
- Zahlungsdateien für Kontenüberträge werden in passenden Dateiformaten erzeugt und zur Ausführung an das Electronic Banking übermittelt.
Revisionssicherheit
- Sämtliche Dispositionen sind jederzeit über Audit Trails nachvollziehbar
- Die Abbildung der Cashflows auf internen Konten ist für die betroffen Parteien einsehbar
Transparenzerhöhung
- Die Transparenz der Zahlungsflüsse im Gesamtunternehmen wird erhöht, bessere Entscheidungen sind möglich
Renditemaximierung
- Eine Optimierung der Rentabilität kann durch Entdecken unnötiger Sollsalden, und nicht profitabler Anlagen erreicht werden.
- Eine effektive Disposition sorgt durch Innenfinanzierung dafür, dass unnötige Sollzinsen vermieden und Habenzinsen optimiert werden.
- Zero Balancing Cash Pools, bei denen die Unterkonten zugunsten/zulasten des Masterkontos täglich auf null gestellt werden sorgen dafür, dass auf den Unterkonten weder Soll- noch Negativzinsen anfallen.
Effizienzsteigerung
- Entlastung der Tochtergesellschaften durch Zentralisierung der Aufgaben
Kostenreduzierung
- Vermeidung unnötig hoher Preise für Bankdienstleistungen.
- Ein effektives Cash Pooling sorgt generell für eine Arbeitserleichterung, da sich niemand um die Disposition der an ein Masterkonto angeschlossenen Unterkonten kümmern muss.
Best Practice
Case Studies
Zahlungsverkehr
„Die Bedürfnisse im Hinblick auf den Zahlungsverkehr unserer Kunden sind sehr unterschiedlich weshalb wir mit verschiedenen Lösungsangeboten unserer Partner verbunden sind. Im Fall von multicash transfer (Omikron) und FinMapp (Broadridge) lassen sich diese über Webservices voll in Trinity TMS integrieren, so dass unsere Kunden durch besonders leistungsfähige Electronic Banking Lösungen eine „Best-of-Breed-Solution“ erhalten. Unsere Partner erlauben Bankkommunikation via EBICS, SWIFT, API oder Host-Host-Verbindung und verfügen über profundes Wissen und langjährige Erfahrung in diesem Bereich.“
Während die operativen Zahlungen Ihren Ursprung grundsätzlich in der Buchhaltung des Unternehmens finden, generiert Trinity TMS bei Bedarf Überweisungen aus dem Cash Management oder Treasury. Die Gesamtheit der Zahlungsflüsse als Basis für den Cash Forecast finden sich ohnehin im Treasury System, effektive Zahlungen entstehen als Ergebnis der täglichen Disposition oder vereinzelt aus Finanzgeschäften. Der Weg und das Dateiformat derartiger Zahlungen wird über die Anlage sogenannter Standing Settlement Instructions (SSI) im Vier-Augen-Prinzip definiert, um Betrugsversuche auszuschalten.
Operative Zahlungen an Lieferanten, Beschäftigte, Behörden und die Umsatzinformationen über ein- und ausgehende Beträge nehmen im Vergleich zu den Finanz-Cashflows bei den meisten Firmen einen wesentlich größeren Raum ein, weshalb die Digitalisierung und Optimierung des unternehmensweiten Zahlungsverkehrs häufig eine große Rolle spielt. Die laufenden Umwälzungen bei den in Frage kommenden Übertragungswegen (EBICS, SWIFT, Host-to-Host, API) und Dateiformaten (Ablösung nationaler Formate durch SEPA, SWIFT MT durch ISO 20022 XML), Rechtsprechungen und der Auftritt von Zahlungsdienste-Anbietern sorgen für viel Bewegung in diesem Bereich.
Gemeinsam mit unseren Kunden besprechen wir die Wünsche, Anforderungen und Voraussetzungen und können dann eine Empfehlung geeigneter Lösungen und Umsetzungspartner geben.
Ausschlaggebend für eine Beurteilung der Optimierungsmöglichkeiten sind
- die Verteilung der Zahlungsverkehrskonten in verschiedenen Ländern und Erdteilen,
- die Art und Anzahl der Transaktionen (Kontoinformationen und Zahlungen) sowie
- der Wunsch des Kunden, diese zu zentralisieren und – ggf. noch zusätzlich –
- die Prozesse zu optimieren.
Folgende Abstufungen können grob unterschieden werden:
1. Szenario: Ihr Unternehmen ist nur in Deutschland (und ggf. Österreich, der Schweiz und Frankreich) tätig.
⏵ hier reicht in den meisten Fällen für die Abholung der Kontoinformationen und den typischen Zahlungsverkehr eine aktuelle EBICS-Verbindung zu den Kreditinstituten, die der Electronic Banking-Spezialist Ihrer Hausbank herstellen kann. Bei der Bestimmung geeigneter Banken und Spezialisten unterstützen wir gerne oder empfehlen die bankenunabhängige die Lösung MultiCash@Web unseres Partners Omikron Systemhaus in Köln.
2. Szenario: Das Unternehmen aus 1. hat noch weitere Konten in weiteren Ländern und möchte aber nur über die dortigen aktuellen Salden und Umsätze informiert werden. Zahlungsverkehr soll weiterhin lokal abgewickelt werden.
⏵ auch dies geht über eine EBICS-Verbindung. Um die zusätzlichen Auszugsinformationen zu bekommen, bittet man seine Großbank mit einem SWIFT-Anschluss, die Auszüge für die jeweiligen Konten von der Auslandsbank anzufordern und zusammen mit den inländischen Kontoinformationen für den Abruf über EBICS bereitzustellen.
3. Szenario:
Das Unternehmen aus 2. möchte nun doch die Gelder der ausländischen Konten in unregelmäßigen Abständen von zentraler Stelle aus überweisen können, da es sich nur um Vertriebskonten handelt und die Einstellung einer Person zur Betreuung des Kontos nicht wirtschaftlich ist.
⏵ auch in diesem Fall kann noch weiter mit einer EBICS-Verbindung gearbeitet werden, indem man derartige Aufträge über bank-/landesspezifische pain.001-Dateien im Rahmen der Common Global Implementation (CGI) abwickelt oder veinen „Request for Transfer“-Auftrag (SWIFT MT101) erstellt und diesen via EBICS über seine Hausbank in das globale SWIFT-Netzwerk einspeist. MT101 als altes „ASCII-Format“ wird jedoch ebenfalls durch pain.001 abgelöst, so dass eine Ersteinrichtung dieser Variante gleich auf pain.001 ab Version 09 gehen sollte.
Wie der pain.001 zu Ihrer kontoführenden Auslandsbank gelangt, hängt von verschiedenen Faktoren ab. Im günstigsten Fall verfügt die Auslandsbank über eine Niederlassung in Deutschland mit EBICS-Anschluss und bietet sich als „main entry point“ an, der ggf. auch Konvertierungen in nationale Zielformate für Sie durchführt. Möglicherweise sind aber auch host-host-Anbindungen, APIs oder Bankenportale eine passende Lösung. Da letztere von Bank zu Bank unterschiedlich, nicht standardisiert und oft ohne personenbezogene Autorisierung ausgestattet sind, sollte deren Einsatz gut überlegt werden.
Mehr zu unseren Partnern finden Sie hier
4. Szenario: Entwickelt sich das Unternehmen aus 3. prächtig und erhält auf den ausländischen Vertriebskonten jeden Tag hohe Einzahlungen, dann ist es vielleicht lohnenswert, ein grenzüberschreitendes Cash Pooling einzusetzen. Dieser Schritt hängt allerdings nicht nur von den damit verbundenen Kosten der Bankdienstleistung, sondern auch von rechtlichen und steuerlichen Vorschriften ab und sollte pro Transaktionsweg vor Realisation im Einzelfall genau betrachtet werden. Auch bieten nicht alle Kreditinstitute die gleichen Services in den verschiedenen Ländern.
⏵ Dennoch: Bis hierher benötigen Unternehmen noch keinen eigenen SWIFT-Anschluss, sondern können per EBICS mit ihren für die gewünschten Dienstleistungen geeigneten Banken ein effektives und vergleichsweise kostengünstiges Cash Management realisieren.
5. Szenario: Gibt es sehr viele ausländische Konten und Banken und sollen diese nach einer Überprüfung der Notwendigkeit weiter genutzt und zentral verwaltet werden, so wird ein über EBICS hinausgehendes Konzept immer wahrscheinlicher. Um hier die optimale Lösung zu finden, ist eine gute Analyse der bestehenden Landschaft und Priorisierung der künftigen Anforderungen im Vorfeld unabdingbar. Über die Bestandsaufnahme, welche Konten bei welchen Banken zu welchem Zweck gehalten werden, welche Art von Zahlungen (z.B. Einzel-/Massenzahlungen, eilbedürftige Transaktionen, Überweisungen, Lastschriften, Schecks, Gehalts- und Steuerzahlungen) darüber laufen bis hin zum nötigen Ressourceneinsatz zum Betrieb der derzeitigen Kontenstruktur wird die derzeitige Situation klarer. Bereits bei der Sammlung der Informationen fallen viele Besonderheiten auf, die nicht selten dazu führen, den Zentralisierungsgedanken für bestimmte Länder zu verwerfen. In jedem Fall hilft der Status Quo, Prioritäten zu setzen, wenn man zu den Arten der Zahlungen auch deren Volumen und Transaktionszahlen hinzufügt, da es für eine Zahlung im Jahr über 10 Mio. USD eine andere Lösung gibt als für 100.000 Zahlungen über durchschnittlich 100 USD an 20.000 Empfänger.
⏵ Auch in diesem Fall gilt: nicht jedes Kreditinstitut bietet die gleichen Services in allen Ländern. Zudem gibt es mittlerweile die Möglichkeit für Unternehmen, sich direkt an das SWIFT-Netzwerk anzuschließen, um Zahlungsaufträge einzuspeisen, Kontoinformationen zu empfangen und weitere Dienstleistungen zu nutzen. Um hier wirtschaftlich sinnvoll arbeiten zu können, benötigt das Unternehmen zunächst eine Zulassung und eigene Adresse (SWIFT BIC), sowie eigenes Knowhow, Geduld bei Vertragsverhandlungen und Transaktionsmengen, die im passenden Verhältnis zu den künftigen laufenden Kosten stehen. Alternativ kann das Unternehmen auch Spezialisten einschalten, die ihm als SWIFT Service Bureau oder Vermittlungsagent mit fertigen Schnittstellen, Formatstandards und bereits aktiven Verträgen den Einstieg erleichtern. Bei der Auswahl, welche Lösung für Ihr Unternehmen am ehesten geeignet ist, stehen wir gerne mit Rat und Tat zur Seite.
Wir docken Trinity TMS an Ihr Electronic Banking System an oder finden gemeinsam mit unseren Partnern (z.B. Omikron, Broadridge, TIS, EFiS, Serrala) die für Sie passende Lösung, auf Wunsch mit Payment Factory, Formatkonvertierungen, Bankgebührenkontrolle, Sanktionslistenprüfung, eBAM und Fraud Prevention.