Das Cash Management dient der kurzfristigen Betrachtung von Zahlungsflüssen auf Kontenebene mit dem Ziel der Liquiditätssicherung und -steuerung.
Wichtig zur Sicherung der Liquidität ist eine vollständige und richtige Informationsbasis.
Sämtliche ein- und ausgehenden Zahlungsflüsse sollen dazu valutarisch korrekt Berücksichtigung finden.
Ausgehende Cashflows werden meist vom Unternehmen selbst verursacht und sollten daher bekannt sein. Ausgehende Cashflows, die durch Lastschriften von Zahlungsempfängern eingezogen werden, sind meist ebenfalls gut abschätzbar, was den Betrag und das Wertstellungsdatum (Valuta) betrifft. Informationen über ausgehende Zahlungsflüsse sind in der Regel gut planbar und können im System entsprechend frühzeitig hinterlegt werden.
Eingehende Zahlungen sind für die meisten Unternehmen nur schwer abschätzbar. Sie hängen in vielen Branchen vom Verhalten der Abnehmer ab, die wiederum durch sehr viele unterschiedliche Faktoren (z.B. Mode, Einkommen, Wetter, Pandemie, Handelsbeschränkungen) beeinflusst werden.
Ziel der täglichen Disposition ist die möglichst genaue Bestimmung der Kontosalden für die nächsten (meist 7-10) Tage. Zu niedrige und zu hohe Kontostände sollen vermieden werden. Nach der Sicherung der Liquidität ist die Rentabilität meist das nächstwichtige Ziel des Cash Managers, d.h. unnötige Soll- und Negativzinsen, Verwahrentgelte und Transaktionskosten sind zu vermeiden.
Bei der Bestimmung der Kontosalden helfen (ausgehend von korrekten Anfangssalden aus Kontoauszügen) Planwerte für eingehende und ausgehende Cashflows.
Ausgehende Cashflows aus Finanzgeschäften gelangen in Treasury Management Systemen automatisch in den Cash Forecast, wenn sie zuvor dort erfasst wurden. Zahlungsausgänge aus dem operativen Geschäft und der Personalwirtschaft werden regelmäßig aus der Buchhaltung importiert.
Eingänge, die sich betraglich und zeitlich nicht genau hervorsagen lassen, können nur geschätzt werden. Untertägige Avise (SWIFT MT942 oder camt.052) von Banken können Hinweise auf erwartete Eingänge geben und die Qualität der Disposition verbessern.
Zur Vermeidung der Zahlungsunfähigkeit sind die Kontosalden der Bankkonten täglich zu überwachen und unterschiedliche Salden aus Rentabilitätsgründen (Vermeidung von Soll- und Negativzinsen) zu nivellieren. Treasury Management Systeme wie Trinity TMS liefern hierzu Vorschläge (Account Levelling), beim Saldenausgleich zwischen Konten auf gleicher Ebene spricht man von Konten-Clearing.
Ein Ausgleich über mehrere Ebenen wird als Cash Pooling bezeichnet. Hier werden z.B. Konten von Tochtergesellschaften über ein so genanntes Master-Konto der Zentrale mit Liquidität versorgt und Salden auf null (Zero Balancing) oder einen bestimmten Mindestbetrag (Target Balancing) ausgeglichen.
Zur Betrachtung der Kontosaldenentwicklung wird oft eine Cash Management-Workbench eingesetzt, die den Liquiditätsverlauf grafisch verdeutlicht, ergänzt um einen auf das Unternehmen angepassten Finanzstatus.
Die Betrachtung der Saldenentwicklung umfasst i.d.R. einige Tage, um bei Unterdeckungen rechtzeitig Gegenmaßnahmen ergreifen zu können.
Die Kontrolle der Disposition erfolgt am nächsten Tag anhand von elektronischen Auszügen, deren Umsätze mit den Plandaten der Disposition abgeglichen werden. Auf Basis definierter Regeln leisten Cash Management Systeme diesen automatischen Auszugsabgleich schnell und mit hoher Präzision.
Zum Cash Management zählen oft auch die Bereiche Liquiditätsplanung, Kreditlinien- und Limitmanagement sowie Forderungsmanagement und multilaterales Netting.
Im weiteren Sinne zählen dazu alle Möglichkeiten zur Effizienzsteigerung und Rentabilitätsoptimierung im Finanzmanagement eines Unternehmens, wobei die Bankkontenverwaltung und Bankgebührenkontrolle meist ebenfalls in das Ressort des Cash Managers und die Verwaltung der Finanzgeschäfte und das Risikomanagement auf andere Personen in der Treasury Abteilung fallen.
Zur mittel- bis langfristigen Liquiditätssteuerung wird in der Regel die kategorienbasierte Liquiditätsplanung eingesetzt.
