Wie können Unternehmen durch die Digitalisierung des Aval Managements wertvolle Ressourcen sparen?
Generell geht es immer um die Abbildung von Dreiecksverhältnissen zwischen Schuldnern (Avalkreditnehmern), Begünstigten und Sicherungsgebern (Bürgen, Garanten, Avalkreditgebern). Es gibt klare Eckdaten wie Höhe, Art und Dauer der Forderung und Besicherung sowie die Auflistung der Bedingungen, bei deren Eintritt eine Zahlung zu leisten ist.
Dennoch existierte in der papiergebundenen Welt bisher kein einheitlicher Standard. Grund genug, die Nachrichten im Zuge der Digitalisierung weitestgehend zu vereinheitlichen.
Das internationale Netzwerk zum Austausch standardisierter Nachrichten zwischen angeschlossenen Finanzinstituten und mittlerweile auch Nichtbanken SWIFT hat mit der Definition der Message Types der Kategorie 7 (Documentary Credits and Guarantees/Standby Letters of Credit) in der Vergangenheit wohl den wichtigsten Schritt zur Globalisierung des Garantiegeschäfts geleistet. Allerdings waren und sind an die Teilnahme bei diesem papierlosen Nachrichtenaustausch zahlreiche Bedingungen geknüpft, die viele Unternehmen nicht erfüllen wollten oder konnten.
Auch sorgte die Standardisierung, die begrenzte Anzahl an Feldern und Zeichen dafür, dass manche Unternehmen nicht mehr alle für wichtig erachteten Informationen unterbringen konnten. Für die Beantragung von Avalen bei ein oder zwei heimischen Hausbanken war SWIFT als digitaler Nachrichtenkanal zudem viel zu kostspielig.
Dass es über EBICS, also den von vielen Unternehmen schon lange für den Zahlungsverkehr genutzten Electronic Banking Internet Communication Standard, ebenfalls einen Weg zur Avalbeantragung gibt, spricht sich nur langsam rund. In Anlehnung an die SWIFT MT7nn-Bank-an-Bank-Nachrichten können so Dateien über die Auftragsarten GUK (Senden von Avalnachrichten) und GUB (Abholen von Avalnachrichten) ausgetauscht werden. Gebräuchlich sind die Dateiformate G01 bis G07, wobei G05 und G06 für Freitext-Nachrichten zwischen beiden Parteien vorgesehen sind. Zur Abbildung des typischen Workflows stehen folgende Dateien zur Verfügung:
- G01 „Auftrag zur Erstellung eines Avals“ (Kunde sendet an Bank, Auftragsart GUK)
- G02 „Information über die Erstellung eines Avals“ (Kunde holt ab: Auftragsart GUB)
- G03 „Auftrag zur Änderung eines Avals“ (GUK)
- G04 „Information über die Änderung eines Avals“ (GUB) und
- G07 „Mitteilung über Reduzierung oder Entlastung“ (GUB)
Die Spezifikationen der Datenformate finden sich in der Anlage 3 der Schnittstellenspezifikation für die Datenfernübertragung zwischen Kunde und Kreditinstitut gemäß DFÜ-Abkommen der DK unter https://www.ebics.de/de/datenformate. In Kapitel 6 der ab 21. November 2021 gültigen Version 3.5 ist zu sehen, dass noch weitere Formate (G08 – G10 und G12) zur Prozess-Optimierung definiert wurden und sich künftig auch die Abrechnung der Inanspruchnahme und der Gebühren (G11) digitalisieren lassen wird. Die Inhalte wurden um weitere Felder ergänzt, so dass mehr Informationen zu den Beteiligten, besonderen Vereinbarungen mit der Bank, aber auch im Hinblick auf Rückhaftungen erfasst werden können. Aufgrund der Verbesserungen ist mit einer verstärkten Nutzung der EBICS/DTA-Formate im Bereich des digitalen Avalmanagements zu rechnen.
Für das kommende EBICS 3.0, welches die Nutzung des sicheren Übertragungsverfahrens mit „EBICS-Banken“ in Deutschland, Österreich, der Schweiz und Frankreich vereinheitlichen wird, wurde als „übergreifende Auftragsart“ das Business Transaction Format (BTF) „GUA“ mit entsprechenden Mappings bereits definiert.
Die meisten Kreditinstitute mit eigenen oder gemieteten EBICS-Servern bieten diesen Service an, durch den sich das Aval Management stark vereinfachen, beschleunigen und sicherer gestalten lässt. Die Autorisierungen erfolgen bei EBICS über die bereits bekannten elektronischen Unterschriften und die anfängliche Initialisierung des Firmenkunden am Bankrechner zum Austausch der elektronischen Schlüssel. Diese elektronischen Unterschriften sind grundsätzlich personenbezogen und funktionieren wie qualifizierte digitale Signaturen.
Als ein sicheres Übertragungsverfahren zwischen Kunde und Bank mit standardisierten Auftragsarten und Dateiformaten ist EBICS ist bei allen deutschen und österreichischen, vielen schweizer Banken und demnächst in der Version 3.0 auch in Frankreich einsetzbar. In anderen Ländern ist EBICS leider noch nicht so weit verbreitet, weshalb viele global agierende Unternehmen das SWIFT-Netzwerk nutzen. Über SWIFT kann man ca. 11.000 Finanzinstitute weltweit ansprechen, benötigt aber einen eigenen BIC (Business Identifier Code), dessen Beantragung und spätere Nutzung einige Kosten verursachen, die sich nur bei einer ausreichenden Menge an Transaktionen amortisieren. Zusätzlich bedarf es entsprechender Verträge über den Austausch der Nachrichten mit den jeweiligen Kontrahenten. Dieser Prozess kann recht zeitraubend sein und erfordert ausreichenden Vorlauf.
Eine neue Möglichkeit: Das digitale Aval-Zentralregister („Digital Guarantee Vault“)
Neben Kreditinstituten gibt es in Umfeld der Haftungsübernahmen noch Garanten, die weder über EBICS noch über SWIFT erreichbar sind: Kreditversicherer wie z.B. Euler Hermes, die R+V, Atradius oder Coface. Sie spielen in solchen Unternehmen eine bedeutende Rolle, der sich gegen Forderungsausfälle über eine Delkredere- oder Warenkreditversicherung absichern wollen. Zahlt der Abnehmer nicht wie vereinbart, springt die Versicherung ein – also im Endeffekt das gleiche Konstrukt wie bei einer Bürgschaft oder Garantie. Analog wird bestimmt, welcher Risikobetrag zu welchen Bedingungen für welchen Zeitraum zu sichern ist, so dass man grundsätzlich das gleiche Dateiformat nutzen könnte.
Um alle bisher genannten Parteien zusammen zu bringen, bietet sich ein Zentralregister an, auf das nach Registrierung und Bonitätsprüfung einerseits Antragsteller und andererseits Garanten wie Banken und Versicherungen in standardisierter Weise Zugriff erhalten. Die Teilnehmer verpflichten sich zur Einhaltung bestimmter Spielregeln und können bei diesem Zentralregister Bürgschaften, Garantien oder Forderungsausfallversicherungen beantragen und verwalten. Versicherer und Avalkreditgeber werden über den digitalen Zugang in Echtzeit informiert und können die Anträge umgehend prüfen, gewähren, ablehnen oder Anpassungswünsche mitteilen, die dem Antragsteller unmittelbar zugehen. Sind sich die Parteien einig, wird die Vereinbarung digital signiert und deren Existenz kann den Begünstigten mitgeteilt werden, ohne dass diese zwingend Mitglieder des Zentralregisters werden müssen. Durch die Akzeptanz der Bedingungen aller Teilnehmer, wirksame Maßnahmen gegen Manipulation und Fälschung und die Gewährleistung einer auch über Jahre sicheren Verwahrung in einem ISO27001-zertifizierten Rechenzentrum erhalten die elektronischen Dokumente in vielen Ländern Rechtsgültigkeit. Mittels REST API-Anbindung können die Haftungsvereinbarungen über die gesamte Laufzeit inklusive Änderungshistorie zeit- und kostensparend von den Beteiligten administriert werden.
Was kann Trinity in diesem Zusammenhang anbieten?
Die Verwaltung von Bürgschaften, Garantien und Kreditversicherungen in vielen Ausprägungen als Beziehungsverhältnis zwischen drei Parteien mit Bezug zu Grundgeschäften, Projekten, Investitionen und Finanzierungen mit Haftungssumme, Laufzeit, Fälligkeit und automatisierter Avalprovisionsberechnung lässt sich schon lange in Trinity TMS durchführen. Patronatserklärungen können über Trinity TMS konzernintern von der Tochtergesellschaft beantragt und im Anschluss von der Mutter mit marktkonformen Konditionen gewährt werden. Die Nutzung isolierter Datenbank-Anwendungen oder nicht revisionssicherer Tabellenkalkulationen kann dadurch abgelöst werden.
Schnell aufrufbare Auswertungen zeigen alle Arten von Avalkrediten, gefiltert oder sortiert nach Geschäftsarten, Garanten, Laufzeiten, Fälligkeiten, Zwecken etc. und erhöhen die Transparenz auf ein Maximum. Trinity bietet zahlreiche „ready-to-use-reports“ in seinem integrierten Berichtssystem und die Möglichkeit, den konzernweiten Überblick der Haftungsverhältnisse in einem komprimierten CFO-Dashboard darzustellen.
Integrierte Treasury Management Systeme wie Trinity TMS übernehmen die Zahlungsflüsse, die im Wesentlichen aus Avalprovisionen bestehen, direkt und ohne erneute Erfassung in die Liquiditätsplanung und tägliche Kontendisposition auf. Sie errechnen die Kosten automatisch und zeigen die gesamte Entwicklung der Avale im Zeitablauf. Beim Abgleich der elektronischen Kontoauszüge werden Avalprovisionen regelbasiert vom System erkannt und lassen sich so leicht überprüfen und für Soll-/IST-Abweichungsanalysen eindeutig klassifizieren.
Zuordnungen zu Grundgeschäften, Projekten sind n:m darstellbar. Begleitende Dokumente sowie Avalurkunden lassen sich als PDF-Datei beim Geschäft in der zentralen Datenbank für jederzeitigen Zugriff speichern. Einhaltung und Ausnutzung von Kreditlinien und/oder Limiten pro Kontrahent lassen sich jederzeit nachvollziehen.
Zur Beantragung von Bürgschaften oder Garantien bei Kreditinstituten können die für den EBICS oder SWIFT-basierten Austausch benötigten Dateiformate SWIFT MT7nn oder EBICS/DTA Gnn zur Übermittlung an die jeweiligen Adressaten aus Trinity TMS generiert werden.
Neu sind die Anbindung über eine REST API an das zentrale Register der DVS Digital Vault Services GmbH in München und die Möglichkeit, qualifizierte, EU-konforme digitale Signaturen zur Autorisierung einzusetzen.
Selbstverständlich können sämtliche in Trinity TMS vorhandenen Daten für individuelle Auswertungen der Haftungsverhältnisse herangezogen werden, z.B. um die Summe der jeweiligen Kategorien nach Kontrahenten(gruppen), Grundgeschäften, Projekten, (Rest-)Laufzeiten, Fälligkeiten, Arten der Haftung u.v.m. zu ermitteln oder die Differenz der Eventualverbindlichkeiten und -forderungen jederzeit im Überblick zu haben. Speziell für Bankenverhandlungen können Volumen- und Gebührenübersichten zusammengestellt werden.
Durch die Verwaltung der Avale in der gleichen Datenbank, in der auch allen anderen Finanzgeschäfte, Kreditlinien und Bankkonten administriert werden, erhalten Finanzmanager eine optimale Entscheidungsgrundlage zur aktiven Steuerung und dauerhaften Sicherung der Unternehmensliquidität.
Detaillierte Berechtigungsprofile in Kombination mit einem strukturierten und weitgehend automatisierten Workflow erlauben eine schnelle, revisionssichere und fehlerfreie Abwicklung sowie eine lückenlose end-to-end-Verfolgung des Avalprozesses von der Beantragung bis zur vollständigen Entlastung der Eventualverbindlichkeiten.
Und wie immer bei Trinity wählen Sie auch im Rahmen des digitalen Aval Managements nur die Funktionalität, die Sie benötigen.
Your Treasury – Your Way- Our Software
